DOCUMENTAÇÃO TRABALHISTA

DOCUMENTAÇÃO TRABALHISTA

Alexandre dos Santos Toledo

Diretor de Assuntos Jurídicos da ACE Batatais

Num contrato de emprego há documento para praticamente tudo: ficha de registro, recibos de pagamento, folha de ponto, termo de rescisão, etc., etc., etc. Em qualquer empresa, cada empregado contratado produz cerca de cinquenta documentos por ano. Esse número pode ser ainda maior a depender da estrutura administrativa e da atividade da empresa (por exemplo, na hipótese de recibo de EPI) e da própria vida funcional do empregado (atestados de saúde, advertências, etc.).

A documentação trabalhista é o registro histórico do desenvolvimento do contrato do trabalho e, por excelência, a prova de que todas as obrigações foram cumpridas.

Porém, não é prova absoluta.

Uma das teses mais caras e aplicadas pela Justiça do Trabalho é dito “princípio” da primazia da realidade, segundo o qual, todo aquele calhamaço de documentos arquivados anos a fio é considerado imprestável diante dos depoimentos de algumas testemunhas.

Há vários exageros na aplicação deste princípio pela Justiça do Trabalho. Porém, grande parte das vezes a desconsideração dos documentos ocorre por existir um descompasso entre o que está no documento e aquilo que era praticado.

Exemplos típicos: registra-se o ponto na hora correta, mas o empregado continua trabalhando. Ou ainda: pagamento de salário ou qualquer outra verba remuneratória sem registro no recibo de pagamento (o famoso “salário por fora”). Estes são casos de evidente descumprimento da legislação do trabalho que, salvo raríssimas exceções é de conhecimento da empresa. 

Mas a desconsideração dos documentos também acontece quando todas as obrigações trabalhistas estão sendo cumpridas, mas a documentação registra outra realidade. Exemplo: o empregado tirou férias, mas a empresa se esqueceu de formalizar os documentos (aviso de férias e recibo de férias). No futuro, pode ficar difícil lembrar quando isso ocorreu.

A documentação trabalhista tem que ser coerente com o que se pratica na empresa. Quando o praticado é diferente do que está documentado, corre-se o risco de toda a documentação ser desconsiderada numa eventual ação trabalhista.

Por isso, as informações têm que ser transmitidas corretamente para o RH ou para o escritório de contabilidade que assessora a empresa.

Também é importante criar procedimentos para arquivar os documentos de modo rápido e correto, de modo a garantir que o documento seja encontrado e que o seja rapidamente. Tão fundamental quanto ter o documento é encontrá-lo quando necessário

Regra de ouro, então: documentar tudo; documentar o que se pratica; guardar para encontrar.